Voor meer informatie: klik op het logo en laat je naar de site van ASEM-solutions voeren.
Op dinsdag 7 april ging The Circular Kickstart “op bezoek” bij Wim Barbaix, die samen met Stijn Deblancq zaakvoerder is van ASEM-solutions. Dit weliswaar via de video conferencing software van het ondertussen alomtegenwoordige en bekende Zoom, wat net zorgde voor een vlotter en aangenamer interview dan een tijdrovende pendelactie voor een gesprek in levenden lijve ooit had kunnen bewerkstelligen.
“We zijn al een jaar Zoom-experts in België, één van de weinigen. En nu pas is het beginnen doorbreken, de voorbije 14 dagen. Ongelooflijk wat er aan het gebeuren is in mijn domein.”
Wim Barbaix legt zich ondertussen al jaren toe op videocommunicatie: “Ik roep al 9 jaar – een beetje in de woestijn – dat video conferencing de toekomst is, en dan vooral in het kader van ‘Save the Planet’. De laatste jaren hebben we een grote beweging zien ontstaan en het idee dat we toch wel meer moeten beginnen zorgen voor onze planeet. Ik zie dat iedereen altijd in z’n auto springt om overal naartoe te gaan. Autosnelwegen slibben dicht, iedereen is zenuwachtig en de efficiëntie van onze samenleving vermindert alleen maar.” De voorbije maanden hebben tot een bewustwording geleid dat mensen niet altijd naast elkaar moeten zitten om tot een goede interactie te kunnen komen. Wim: “Voor dit interview zouden wij bijvoorbeeld hebben afgesproken in The Circular Kickstart te Gent. En nu hebben we – omwille van het coronavirus – toch gemakkelijk en snel een goede oplossing gevonden om op een heel efficiënte manier met elkaar in gesprek te gaan. Zonder dat ik van Sint-Niklaas en jij van jouw woonplaats naar Gent hebben moeten reizen… om dan ruim 2 uur lang met elkaar te kunnen praten?!” Velen zien nu in dat dit eenvoudiger en efficiënter kan en dat deze andere manier van communiceren op heel wat niveau’s tot minder zorgen en frustraties leidt. Wim: “Ik vrees soms dat mensen op hun oude gewoontes zullen terugvallen na de coronacrisis, maar hoop dat de bewustwording en de nieuwe werkwijzen tijdens deze periode een betere mentaliteit zullen voortbrengen.”
Een nieuwe adem in het domein van de videocommunicatie
Wie net zoals Wim West-Vlaamse roots heeft, weet dat asem “adem” is in het Algemeen Nederlands. Zo moet de bedrijfsnaam dan ook uitgesproken worden. Zijn eigen onderneming opstarten, gaf Wim zuivere lucht om opnieuw vrij te kunnen ademen en na te kunnen denken, om betere oplossingen uit te werken binnen het domein van de videocommunicatie en verder te kunnen dromen dan voorheen mogelijk was. ASEM-solutions doet zo ook de video conferencing industrie opnieuw ademen en biedt “awesome solutions” voor bedrijven en scholen die vergaderen en lesgeven vanop afstand overwegen, maar nog een paar of een hele berg struikelblokken weg te vegen hebben. Wim en Stijn bieden namelijk zowel hun producten, hun expertise áls hun diensten aan om Always voor een Super Experience te zorgen tijdens Meetings in bedrijfs- én studiecontext.
ASEM-solutions richt zich dus op bedrijven én op het onderwijs. Voornamelijk universiteiten, omdat deze – in tegenstelling tot het lager en secundair onderwijs – steeds meer afstappen van de traditionele onderwijsvormen. Door de hoge nood in deze woelige tijden, besloot de start-up echter een aantal weken geleden zijn diensten tijdens deze periode volledig gratis aan te bieden, aan alle 4000 scholen – middelbaar én kleuteronderwijs – in Vlaanderen. Lesgeven, vergaderingen, de ouderraad… alles kan gemakkelijk vanop afstand georganiseerd worden. Een van de redenen daarvoor is het feit dat Zoom – de video conferencing tool die ASEM-solutions aanbiedt – gratis wordt aangeboden aan onderwijsinstanties tijdens de coronacrisis. Scholen, die eerst niet wisten waar oplossingen te zoeken, ontvingen een aantal weken geleden een mail van ASEM-solutions waarin hun expertise werd aangeboden. Ondertussen krijgen de dankbare lesgevers van meer dan 70 scholen continue IT-ondersteuning van Wim en Stijn. “Het geeft mij enorm veel voldoening, dat ik mijn steentje kan bijdragen.”
“En opeens, twee weken geleden, krijg ik telefoon vanuit Liverpool: ‘Wim, tegen maandag moet de volledige universiteit virtueel gaan.’”
Niet alleen in de onderwijssector, maar ook in de bedrijvensector is de vraag naar hulp bij videocommunicatie enorm gestegen. Wat vroeger onmogelijk werd geacht, wordt nu in enkele dagen verwezenlijkt. Bedrijven konden niet meer functioneren en ondervonden: “We moeten hier iets aan doen. Nu, gisteren. Binnen de twee dagen.” Gelukkig biedt ASEM-solutions de juiste oplossingen: Wim en Stijn beschikken over enorm veel expertise, weten de juiste tools aan te reiken, kunnen deze aanpassen aan, integreren in en verder ontwikkelen voor de specifieke context van het bedrijf of de school, en bieden bovendien ook een jarenlange ondersteuning en opvolging aan. Zo hebben ze het Instituut voor Tropische Geneeskunde in Antwerpen, waar onder andere onderzoek wordt gedaan naar COVID-19, in 14 dagen tijd volledig virtueel gemaakt.
“Je kent de problematiek: 5 à 6 man in de vergaderzaal en 2 sukkelaars die vanop afstand moeten deelnemen… en al snel afhaken.”
ASEM-solutions streeft ernaar bedrijven interactief te laten vergaderen via video conferencing. Tijdens een volwaardige video conference moet iedereen “op hetzelfde niveau” zitten, of ze nu deelnemen vanuit de huiskamer of de vergaderzaal. De eerste stap voor ASEM-solutions is daarom de vergaderzaal “geconnecteerd” maken. Dit houdt in dat de mensen die vanop afstand deelnemen aan de meeting, gemakkelijk kunnen aansluiten aan de vergadertafel: ze kunnen het gesprek goed volgen, kunnen iedereen goed zien, kunnen zelf gemakkelijk het woord nemen en kunnen de gebruikte documenten zoals PowerPoint presentaties gemakkelijk meevolgen en aanvullen. Hiervoor zijn nodig: een correcte installatie van goede camera’s, goede microfoons, goede luidsprekers, goede video conferencing software, maar vooral ook veel expertise en een continue ondersteuning voor, tijdens en na de vergadering of de les. ASEM-solutions wil dan ook blijvend in contact staan met de klant. Wim: “Wij vragen zelf waar we nog kunnen helpen en komen ook gewoon eens ter plekke vergaderingen bijwonen om te zien of ze technisch perfect verlopen.” Dankzij de Zoom-software is het ook mogelijk “break out”-rooms te creëren, wat inhoudt dat mensen in kleinere groepen kunnen samengeplaatst worden, die bijvoorbeeld gedurende een dertigtal minuten kunnen brainstormen over een bepaald onderwerp. Vervolgens kunnen de resultaten in de grote, virtuele zaal besproken worden. Er is bovendien een chatfunctie waarin, tijdens de vergadering of les, berichten kunnen gestuurd worden. Dit creëert een volledig andere manier van vergaderen en lesgeven, waarbij veel interactiever kan gewerkt worden en dit alles vanop afstand.
Video conferencing werd vroeger vaak vermeden: de technologie bleek te moeilijk of de gebruikte technologie werkte niet goed genoeg. In levenden lijve met elkaar vergaderen leek de enige optie. Wim: “Terwijl het in vele gevallen net minder efficiënt is: mensen moeten vroeg genoeg vertrekken, zitten lang in de file, komen te laat, gefrustreerd en gestresseerd toe op hun werk, moeten eerst nog een aantal mensen spreken, op een aantal collega’s wachten en van her en der documenten ophalen en uitdelen, om dan pas te kunnen starten met de eigenlijke vergadering. Als je dan terugkijkt op zo’n dag, besef je eigenlijk een volledige dag gespendeerd te hebben om maximum 2 à 3 uur goed te kunnen doorwerken.” Wim weet voldoende voorbeelden op te sommen: “Een van onze belangrijkste klanten, vergaderde onlangs met een team van ongeveer 57 mensen via Zoom. Ook hij zei achteraf: ‘Wat – een – tijdswinst!’ Ik dacht: ‘Bam! Híj heeft het begrepen!’ Iedereen is op tijd aanwezig en de software werkt. De meeting verliep interactief en efficiënt, ook vanop afstand.”
Meeting room as a service, classroom as a service
Bij ASEM-solutions bestel je echter geen schermen, je bestelt een geconnecteerde klas- of vergaderruimte. Stijn en Wim voorzien én materiaal op maat én alle nodige software én expertise en ondersteuning, dit alles gebundeld in de vorm van een abonnement. De installatie, het gebruik van het materiaal en van de software en de ondersteuning worden dus maandelijks betaald op basis van een huurformule, die bijvoorbeeld over drie jaar gespreid is. Tijdens die periode, geniet de klant ook van de ondersteuning en de voortdurend groeiende expertise van ASEM-solutions. En daarbovenop wordt verouderd materiaal continu vervangen door de nieuwste technologieën. Wim: “Wij zorgen ervoor dat de technologie en de software altijd up to date blijft. Wat vandaag een fantastische opstelling is voor video conferencing, zal in 2023 misschien alweer bestempeld worden als ‘voorbijgestreefd’. Ik keer dus steeds terug naar de klant en zal dan af en toe voorstellen: ‘Misschien is het beter deze camera te vervangen met een nieuwer, super high definition model.’ De klant blijft zijn abonnement verder betalen, eventueel aangepast.”
“Wij herpositioneren. Dat vind ik tof: enerzijds denken wij dus circulair en anderzijds helpen wij het onderwijs groeien.”
De oude camera, die nog steeds eigendom is van ASEM-solutions, werkt nog perfect en kan geherpositioneerd worden in omgevingen die heel blij zijn met een camera die nog maar 4 jaar oud is. Die omgeving kan bijvoorbeeld het onderwijs zijn, waar er steeds een tekort aan budget is en waar men een camera, software en ondersteuning aan een lagere prijs per maand dankbaar en met open handen aanneemt. Wim en Stijn hebben allebei een technologische achtergrond: beiden zijn ingenieurs en hebben jaren bij Barco gewerkt, onder andere gedurende vijf jaar aan een Zoom-like programma. Het evalueren van technologie zit dus in hun vingers. Vergaderen op afstand heeft ook veel voordelen voor het milieu, aangezien er natuurlijk enorm veel CO2-uitstoot kan vermeden worden als de 30 collega’s of de 300 studenten video conferencing verkiezen boven naar de vergadering of de les te pendelen.
Naast de technologiepartners, zoals Zoom, heeft en zoekt ASEM-solutions ook partners met wie ze samen volledig circulaire ruimtes kunnen uitbouwen. Het gaat hier over bedrijven die ook circulair te werk gaan en bijvoorbeeld tafels en stoelen “as a service” verkopen. De mogelijkheden in partnerships zijn hier oneindig: “Wij zoeken bijvoorbeeld partners die volledige kantoorruimtes ontwerpen of gespecialiseerd zijn in akoestiek.”
Samengevat steunt ASEM-solutions dus op drie duurzame en circulaire pijlers. Ten eerste, hun financieel concept van abonnementen en het aanbieden van de “meeting rooms as a service”. Ten tweede, het aankopen van kwaliteitsvol materiaal met een lange levensduur en het verlengen van die levensduur door de herpositionering van ouder materiaal. En ten derde, het verminderen van pendelgedrag en bijgevolg van de hoge CO2-uitstoot dankzij het aanbieden van video conferencing materiaal én ondersteuning bij het bewerkstelligen van interactieve gesprekken.
Pitch your team: “Een plus een is drie.”
Stijn en Wim hebben allebei een IT-background en zijn erg geïnteresseerd in video conferencing, wat volledig aansluit bij wat ze binnen ASEM-solutions doen. “Tijdens onze Barco-carrière, merkte ik op dat wij vrij complementair zijn, wat heel belangrijk is in teamwork. Ik ben meer de commerciële poot: mijn talenten zitten in het praten met en verbinden van mensen. Ik ben goed in empathisch redeneren en door in gesprek te treden met de klant, probeer ik te achterhalen wat hij of zij precies nodig heeft en hoe wij die vraag kunnen beantwoorden. Daarnaast heb ik op het gebied van onderwijs binnen Barco ook veel ervaring opgedaan als hoofd van het technisch trainingscenter. Ik spreek de taal van het lesgeven niet, maar begrijp de omgeving dus wel.
Stijn is de technische poot: hij schuimt continu de markt af naar interessante producten met een lange levensduur. Dat is heel belangrijk in ons circulair verhaal. We kopen enkel kwalitatieve producten aan, die na meerdere jaren nog steeds perfect werken en aan de vraag voldoen. Stijn neemt dus enerzijds de technische pre-sales rol op zich én zorgt er na de sales voor dat de technologie correct wordt geïnstalleerd en effectief werkt. Zijn talent is de kunst verschillende buildingblocks samen te nemen en daar een mooi, coherent geheel van te maken op maat van de klant. Dat is belangrijk, want wij verkopen Zoom niet, wij verkopen een oplossing, waarvan Zoom een onderdeel is. Wij zorgen dus voor een oplossing die perfect past in het ecosysteem van onze klant.
De rollen zijn echter niet zo extreem opgedeeld in blokken. Stijn gaat heel vaak met me mee naar klanten en ik ga mee naar leveranciers om te weten te komen hoe bepaalde technologieën werken. Een plus een wordt drie bij ons, doordat we elkaars ideeën en beslissingen in twijfel trekken en elkaar voortdurend vragen stellen. En zo blijven we met mekaar sparren.”
Maandag 20 april 2020, door Ellis Vermeulen
